質問をいただきましたので、私見についてお答えしたいと思います
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市役所の職員にこんな聡明な人がいるのか、と驚かされるブログです。
私は、市役所をやめたいと考えて、司法試験予備試験の受験勉強を始めたのですが、どうしても仕事を効率的にできず、学習が進みません。
プログラムにより効率化を達成されたとのことですが、かなり専門的な知識を使われたのでしょうか？
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- ●プログラムを使った仕事の効率化について
プログラムを使った仕事の効率化については、それほど専門的な知識は使っていません。
私が主に使っていたのは、エクセルの「マクロ」という機能で、使っていたプログラム言語は「Visual Basic」（VBA）という比較的簡単な言語です。
役所で使えるパソコンにインストールされるアプリケーションはもともと決められていると思いますし（WordとExcel等、基本的なアプリケーション以外は入っていないことが多い。まれにMicrosoft Accessが入っているくらい。）、エクセルのマクロ以外の機能を使おうとしても、対応するアプリケーションをインストールする許可が下りないことが多いと思います。
たとえば、役所で「Pythonを使いたいので環境構築してもいいですか？」と許可申請しても、よっぽどの必要性が認められない限り、許可は下りないと思います（悪用されると大変なことになるので）。
そのため、市役所の役場などでは、先進的なプログラミング言語を勉強しても、あまり活用できる場面が少なく、むしろ「Visual Basic」（VBA）などの昔ながらの簡単な言語のほうが使い勝手が良い場合が多いと思います。
ただし、役所によってはVBAの使用すら制限されているところもあるかも知れません。
私がいた役所でも、一時期VBAを使えない表計算ツールの導入する案がありましたが、反対の声があったため（少なくとも私が退職するまでの間は）VBAの使用が認められていました。
以下の話は職場でVBAが使えることを前提とした話です。
私は市役所に入ってしばらくした頃、仕事が忙しかった時期に、上司がエクセルの「マクロ」（VBA）を使って仕事を効率化しているのを見て、マクロの勉強を始めました。
私が最初に買った本は、マクロを使って実際にどのようなシステムが作れるのかということと、そのシステムを作るための方法が１０種類くらい記載された本でした。
その本に書かれたシステムの中には、そのまま仕事で使えそうなものもいくつかあったので、職場で実際に本を読みながら自分でプログラムを打ち込んでみたり、フォームを作ってみたりして、勉強をしつつ、仕事も効率化できるようにしていました。
その本は市役所を辞める時に捨てるか誰かにあげてしまったと思うのですが、今となって本屋さんで探しても同じ本が見つからないので、もう絶版になっているかも知れません。（タイトルも思い出せません。）
エクセルの「マクロ」の使い方については、大きめの本屋さんに行くと「Excel VBA」というタイトルが付いた数多くの種類の参考書や辞典などがあると思います。
Amazonなどで検索する場合には、Excel VBAで検索すると良いと思います。
もし、マクロの勉強をするのであれば、最初は、先ほどお話しをしたような「実際にどのようなものが作れるか」ということがイメージできる本を買ったほうが良いと思います。
実際に本を立ち読みしたりして、自分が理解できそうなレベルの本から読むと良いと思います。
そして、ある程度マクロの勉強が進んでいくと「こういうことをしたいけど実際にどうプログラムを書けば良いか分からない」ということいが増えてくると思います。
その時はGoogleで調べればヒントが出てくることが多いですし、Googleで調べても出てこない場合には「Excel VBA」の辞典のような本があるので、それでプログラムの書き方を調べると良いと思います。
●「Excel VBA」の辞典
マクロ（VBA）で効率化できるのは、主に予算、決算、会計などの数字が関係する業務です。
役所では、何をやるにも予算の話が出てきますし、どの部署でも毎年当初予算を組む作業や、補正予算の作業の作業などが出てくると思います。
決算の時期になれば数字をまとめる作業に追われることもあると思います（私はそうでした。）。
また、役所では外部の組織や、役所内部からの（何の意味があるのか分からない）照会に対応する業務も多かったりすると思います。
役所で使っている会計システムにもよると思いますが、会計システムから予算や過去の決算の情報を「CSVファイル」という形で出力できると思います。
そして、予算や決算の作業をする時や、照会の回答を作成する際に、会計システムから「CSVファイル」の形で出力したデータを、提出用の書式に一括で変換できるようなプログラムを組んでおくと便利だったりします。
また、外部や役所内部からの回答をデータでまとめる作業などがある場合には、回答は電子メールでエクセルの書式でもらうようにしておいて、得られた回答を自動的に整理して1つのエクセルのファイルにまとめてくれる、というプログラムを組んでおく、としておくと便利だったりします。
このようなプログラムを組んでおくと、数百件もの回答を短時間で処理することも可能だったりします。
また、当時は私が働いていた役所では決裁文書のシステムが入っておらず、決裁文書を作成する時には、透明の枠を入れたワードファイルで決裁文書と作って、決裁用の用紙（上司がハンコを付く欄などがあらかじめ印刷されている）をプリンターに入れて印刷する・・・という、かなり手間がかかる作業をしていたので、時間がかかっていました。
そこで、エクセルで決裁用の書式を作って、定型的な決裁文書については、いくつかの情報を入れて「印刷」ボタンを押すと、決裁文書が自動的に出てくる、というような使い方もしていました。
たとえば、補助金によっては１件あたり１個の決裁文書を作成しなければならない（まとめて決裁を取れない）という謎ルールがあったりして、補助金に関する決裁文書を作成する際に、従来は1件1件手作業でワードで申請者名、住所、金額、補助率などを入力して・・・とやっていたものがありました。
そこで、決裁文書をエクセルで作ることで、エクセルのシートに申請者名、住所、金額、補助率などのデータを流し込み、何番から何番までの申請者の決裁文書を印刷するか番号を選択して「印刷」ボタンを押すと、数十件ないし数百件分の決裁文書が印刷される、というようなことができるようにしたりしていました。
（今は決裁文書のシステムが入ったようなので、そこまで自由度の高いことはできなくなっているかも知れません。）
その他、私が経験した中では、エクセルで作成した大量の資料について、上司から「見栄えを良くするために罫線を引いてよ」と言われて、（お役所らしいあまり意味のない）作業をしなければならなくなったことがあったのですが、手作業で罫線を引くと丸1日くらいかかりそうな量でした。
うんざりしながら手作業で罫線を引いていたのですが、途中で馬鹿らしくなって何か良い方法がないか考えていたところ、罫線を入れるべき箇所に規則性があることが分かりました。
試しに自動で規則的に罫線を引くマクロを30分くらいかけて組んで実行させて、トイレに行って戻ってきたら作業がほぼ終わっていた（一部ずれているところを確認・修正して終了）、ということができたこともありました。
このように、マクロ（VBA）は使い方が分かってくると、役所内での仕事を効率化する上で使える場面は結構あると思います。
ただ、マクロ（VBA）を使う上では注意をしたほうが良いことが、いくつかあります。
1つは、マクロ（VBA）の使い方に慣れてきて、マクロを組むのが楽しくなってくると、仕事の効率化に結びつかないにもかかわらず、自己満足のためにマクロを作ってしまうことがあるということです。
マクロを組むためには、実際にプログラミング言語を打ち込んだり、必要に応じてユーザーフォームを作ったりしなければならないので、それなりに時間がかかります。
そのため、マクロを組むにあたっては、
（ア）マクロを組むために必要な時間と（イ）マクロを組むことで短縮できる時間を比較して、（ア）よりも（イ）のほうが大きい場合に、マクロを組むべきであるはずです。
しかし、マクロを組むのが楽しくなってくると、（イ）マクロを組むことで短縮できる時間よりも、（ア）マクロを組むための時間のほうが大きいのに、それでもマクロを組むことに挑戦してしまう、ということが出てきてしまう場合があります。
これをやり出すと、かえって仕事量が増えてしまいますので、マクロを組む場合には、それで本当に仕事量を圧縮できるのか、ということは十分に考えたほうが良いです。
具体的には、定期的（毎日・毎月・毎年など）に同じような作業を何回も繰り返す必要があるような場合には、マクロを組んだほうが結果的に速いということが多いと思います。
2つ目としては、マクロ（VBA）を使わなくても、Excelの関数で対応できないか、ということを考えるべき、ということです。
Excelでは、マクロ（VBA）を使わなくても、関数で対応できることが沢山あります。
そして、自分以外の人が使うことを考えた場合、マクロ（VBA）を使ったシステムよりも関数だけで作られたファイルのほうが使い勝手が良い場合が多いですし、関数だけで作られたファイルのほうが通常は処理が速いです（マクロの場合には基本的にマクロを実行しなければなりませんが、関数の場合には数値を打ち込むだけで即時に反映されます）。
ただ、マクロ（VBA）は慣れてくると、ほぼ何でもできてしまうため、関数だけで対応できる作業も、「いちいち頭を使って面倒な関数を打ち込むよりも、マクロ（VBA）を組んだほうが楽」という感覚なってしまうことがあり、関数よりもマクロを優先してしまうことがあります。
しかしながら、Excelを使いこなしている超上級者をみると、関数で対応できることは関数だけで処理をし、関数で対応しきれない場面ではじめてマクロを使う、という使い分けをしています。
私の職場にいた上級者は、マクロは使えるけれども、複雑な処理も極力マクロを使わずに、関数をフル活用して洗練したシステムを作っていましたし、そのような感覚を持っていたほうがおそらく仕事も速いのではないかと思います。
なので、マクロに慣れてきた後には、何でもかんでもマクロに頼らないようにする、という感覚は持っておいたほうが良いと思います。
関数は、ネットで調べたり、Excelの本を見ると色々と載っていますが、条件を指定して数値を表示させる「IF関数」は慣れると色々な場面（大量のデータから特定の数字だけを拾い出す場合など）で簡単に使えるので便利です。
弁護士になった今でも「IF関数」は良く使っています。
- ●その他の仕事の効率化について
上記のマクロは主に数字を扱う場面では役立ちますが、数字を扱わない業務では活躍しないことも多いです。
そのため、以下は完全な蛇足になると思いますが、公務員が早く仕事を終わらせるためには、マクロを使う等以外にも、仕事を効率化する方法は考える必要があると思います。
役所で働いていた時は私よりも仕事が速い人は沢山いましたし、弁護士になった今では同業者に超人みたいな人が沢山いるので、私自身ものすごく仕事が速いという訳ではない思いますが、仕事を効率化して残業地獄・休日出勤地獄を何度か乗り切ってきた経験はあるので、その経験を踏まえて、マクロ以外で仕事を効率化する方法をお話したいと思います。
- ○過去に業務で作成したデータは検索しやすい状態に整理して残しておく
役所の仕事は、毎年同じような作業の繰り返し、というものも多いです。
業務によっては、去年作成したデータの日付、数値などを変更するだけで完了する、という類いの作業も結構あると思います。
そのため、去年作成したデータさえ手元にあれば、すぐに仕事が終わるはず・・・なのに
「昨年に作成したデータがない！」とか「昨年のデータはどこかにあるけど探せない！」みたいなことが、私はよくありました。
特に担当業務が変わった時や、異動した際に、前任者に「昨年のデータどこですか？」と聞いても「消しちゃったかもなぁ」とか「分かんないけど、どこかにあると思うから探してみて」と言われると、膝から崩れ落ちそうになります。
業務で作成したファイルは、種類ごとにフォルダに入れて、日付と件名を付けて検索しやすいように整理をして、部署の共有フォルダの分かりやすい場所に保管しておくと、次の年から作業が楽になると思います。
これは本来であれば誰でもやっていそうなことですが、私の経験上、やっていない人が意外に多い印象でした（やってない人が多いので、異動する度に苦労していました）。
- ○マニュアルを作っておく
これはケースバイケースですが、今自分がやっている担当業務について、定型化できる部分はマニュアルを作っておいたほうが良いと思います。
部署にもよると思いますが、仕事量は1年間の中でも波があることが多いので、残業が多い時期もあれば、日中に余裕がある時期もある場合もあると思います。
余裕がある時にマニュアルを作って自分に仕事を整理しておくと、自分の仕事を俯瞰的に見ることができ、業務効率化のためのヒントになることもありますし、何よりも引き継ぎが楽です。
役所は異動が多いので、前の部署から何かある度に電話がかかってきたり呼ばれたりするのは面倒です。
きちんとしたマニュアルを作っておけば、後任者から問い合わせがあっても、「マニュアルに書いてあるので、それを読んでください。」で対応できる場面が増え、結果的に自分が新しい部署で仕事が慣れるのに大変な時期に、前の部署の面倒まで見なければいけなくなるリスクを減らせると思います。
- ○問題解決のスピードを速める
役所では各部署で「懸案事項」と呼ばれるような問題を抱えていることが多いと思います。
この「懸案事項」の処理に時間をかけすぎると、他の事務的な業務をいくら効率化しても、残業はなかなか減りません。
懸案事項の処理のスピードを速くする方法は、ビジネス書などにも書いてあると思うのですが、個人的には司法試験の勉強をはじめてから、「懸案事項」の処理のスピードが速くなったと感じています。
役所の中で「懸案事項」の処理を検討する時には、本来であれば、①事実関係の確認、②法的問題点・その他の問題点の有無の確認、③法的問題点・その他の問題点の有無に基づく対応の検討、というように順序立てて検討する必要があると思うのですが、こういった順序を意識しないで、ダラダラと会議や雑談が積み重ねられて時間がかかっていく、ということが多いように感じていました。
「懸案事項」の処理を検討は、司法試験の論文式試験の処理の仕方と似ている部分があるので、司法試験の勉強をしていると、自然に上記の順序に従った問題の処理の仕方が身につくんじゃないかと（個人的には）思っています。
問題処理の実例などは、必要があれば時間のある時にお答えしたいと思います。
- ○人を頼る、業務を外注する
役所の中で、仕事が速い人・残業が少ない人を見ると、「人を頼る」のが上手い人が多いと思います。
どんなに優秀な人でも得意なこと、不得意なことがありますし、自分で全ての業務を完璧にこなすことは無理です。
仕事が速い人は、業務の中で困難なことにぶつかった時には、問題の処理の仕方に詳しそうな部署や人に相談にいったり、場合によっては援助を求めたりするなど、自分１人で何でも処理をしようとするのではなく、困ったら人に頼れる環境を構築している人が多いように思います。
困った時に他人に助けてもらうためには、普段から良好な人間関係を作っておくことが大事ですし、他人が困った時には逆に自分から助けてあげたりアドバイスをしてあげるなどしておいて、恩を売っておくことも大事だと思います。
役所には色々な人がいますので、恩を売っても仇で返されてしまうこともある悲しい世界（軽い気持ちで他の人の仕事を手伝うと逆に自分の分担業務が増えて地獄を見ることもある）ですが、仕事ができる人は、役所の内外で良好な人間関係を構築できる人が多いと思います。
私は個人的には「役所の仕事は人間関係が９割」だと思っていて、個人的な能力がどれだけ高くても、周りの協力・理解が得られないと仕事を進めることは困難になることが多いですし、自分１人でできることが少なくても周りが進んで協力してくれるような環境であれば、困難な仕事でもチームプレーで処理をしていくことが可能だったりします。
なので、これまで色々と言ってきましたが、最終的には「役所内外で良好な人間関係を作っておき、いざとなったら人を頼ることを恐れない」ということが最も大事なことなんじゃないかなと思っています。
なお「人を頼る」というのは、役所内部だけでなく、外部の力を頼るということを考える必要がある場合があります。
業務の内容によっては、地域住民に理解や協力があったほうが進めやすい仕事もあると思いますし、そのような場合には多少時間をかけてでも、住民のもとに何度も足を運んで人間関係を作っていったほうが、結果的に仕事が速く進むこともあります。
また、単純作業で残業時間があまりにも多いという場合には、業務の外注も考えたほうが良いと思います。
私が異動をした部署で、数年に一度「数千人分の数十項目のアンケートをひたすらエクセルに打ち込んでデータを整理する」という作業があったのですが、前任者に話を聞いたところ・・・
「半年以上、毎日のように夜遅くまで残業をしてやっと作業を終わらせた。」
「作業がマジで辛くて身体を壊して入院した。」
「この業務の担当者は昔から身体と心を壊している人が多いみたいだよ。」
「君も地獄見ると思うよ。ご愁傷様。頑張って。」
と言われました。
私はその話を聞いて「絶対にその作業はやりたくない！」と思いました。
何か良い方法が無いかと考えて、倉庫に行って決算資料を漁って前任者の残業代のデータを調べたところ、前任者がデータ入力に費やした残業代が200万円近く（推定）になっていました（前任者が40代だったので残業代の単価が高かったのです。）。
そこで外部の業者数社に同じデータ入力の見積もりを取ったところ、100万円強でできるという業者をいくつか見つけることができました。
そこで、財政部局に前任者の残業代のデータと、業者の見積もりを持っていき「この作業を市職員が残業でやるよりも、外注したほうが市の財政的負担が少ない。市民からいただいた貴重な財源を無駄に使って良い訳がない。だから外注するための予算をください！」（本当は自分が残業したくないだけ！）と言って予算を勝ち取り、残業を免れた、ということがありました。
人によっては、残業代として200万円近くもらえるなら多少辛くても残業したいという人もいるかも知れませんが、私は残業が嫌いだったのでお金よりも早く帰れることのほうが大事でしたし、前任者が体を壊したといっていたので業務を外注できて命拾いしたと思っています。
このように、業務の負担が多いときには、自分以外の誰かを「頼る」ことができないか、ということは考えたほうが良いと思います。
この「人を頼る」ということは簡単なようで結構、難しいです。
特に役所で働いている人は真面目な人が多いので「自分で何とかしなきゃ」と考えて、潰れてしまう人も多いように思います。
以上、公務員の仕事の効率化について、質問の答えとしては蛇足も多かったと思いますが、参考になればと思います。
なお、仕事をいくら効率化しても部署や時期によっては残業が減らないということもあると思います。役所って、そういうところなのかも知れません。
私も、いくら仕事を効率化しても、仕事が雪崩のように回ってきて、なかなかまとまった勉強時間が取れない、という時期がありました。
その場合には、以前の記事でも書いたとおり、隙間時間を効率的に活用するとか、朝早起きして毎日勉強する習慣を付けるなどの工夫をして、何とか勉強時間を確保する必要があると思います。
人間関係への不満から市役所をやめようと思いましたが、自分がスキルを身につけたり、工夫をせずに、相手のせいにばかりしていたのかなと思いました。
司法試験の勉強も市役所の仕事も少しずつ向上させていきたいと思います。ありがとうございました。